Luego de hacer una revisión exhaustiva (en Microsoft Office, diversos blogs de Excel, entre otras fuentes) de las diferentes funciones que se emplean, se han seleccionado 10 de las funciones más relevantes según los siguientes criterios:
Uso y frecuencia: las funciones seleccionadas son empleadas a diario por estudiantes, profesionales, ya que ayudan a trabajar con poca o gran cantidad de data.
Automatización: Las funciones seleccionadas ayudan a facilitar el trabajo al simplificar pasos o acciones que pueden ser hechas manualmente.
Mis 10 funciones más importantes de Excel
A continuación, les mostraré una tabla comparativa de las funciones más usadas en Excel con y sin macros.
| Sin macros | Con macros |
| 1. Sumar.Si | WorksheetFunction.SumIf |
| 2. Contar | WorksheetFunction.Count |
| 3. Contara | WorksheetFunction.CountA |
| 4. Contar.Si | WorksheetFunction.CountIf |
| 5. Entero | Int |
| 6.Promedio | WorksheetFunction.Average |
| 7. Máximo | WorksheetFunction.MAX |
| 8. Mínimo | WorksheetFunction.MIN |
| 9.BuscarV | WorksheetFunction.VLOOKUP |
| 10. Si | If…Then…Else |
En base a las mencionadas las funciones, se procederá a mostrar a continuación una reseña de cada una, la relevancia de su uso (y el por qué están en la lista), explicación de uso en Excel con y sin macros.
Función SUMAR.SI
La función Sumar.Si, permite al usuario poder sumar valores dentro de un rango o intervalo señalado que cumplan con un criterio. Una vez se haya señalado el intervalo (como primera condición), se podrá añadir alguna condición que especifique el usuario, por ejemplo, que este sea mayor a 1000, si es el caso, se sumara el valor que se le haya adjudicado. En otras palabras, se sumará las celdas de cierto rango inicialmente señalado cumple con un criterio. Para un mayor entendimiento, se demostrará su funcionamiento más adelante.
Importancia: La relevancia de esta función consiste en que permite al usuario poder sumar celdas de un rango de manera rápida y automática teniendo en cuenta una condición. Ello resulta de uso común cuando se tiene una gran base de datos, por ejemplo, del área de ventas para sumar comisiones que se deban entregar, etc.
Sintaxis Sumar.si
=Sumar.Si (rango, criterio, rango suma)
De esta manera, existen 3 parámetros que el usuario debe conocer. El primero hace referencia a las celdas en las que el criterio aplicará. El segundo hace referencia al criterio que el usuario elegirá, en esta se puede considera expresiones, textos o referencias, en el caso que se aplique un texto o funciones matemáticas, se deberá agregar un “_”. El tercero hace referencia a los datos que desees sumar, si es que no están señalados ya en el primer rango. A continuación, se brinda un ejemplo.
Lo que se hizo en el ejemplo fue que la celda B10 sumaría las comisiones solo si las ventas superaban o eran igual al valor de 1000 unidades. En ese caso, solo las comisiones de los valores 1000, 2000, 1500 y 1000 fueron sumados, dando como resultado 1100 soles.
Función Sumar.si con Macros
Sintaxis con macros
WorksheetFunction.SumIf (Arg1 As Range, Arg2, [Arg3])
En esencia los parámetros son los mismos a los mostrados sin macros, en el mismo orden, lo que cambia es la forma en la que se produce la invocación.
El Arg1 hace referencia al primer parámetro señalado anteriormente, el Arg2 hace referencia a la condición y el Arg3 hace referencia a los valores que serán sumados.
Todo lo que viene antes del SumIf, se agrega para poder invocar a las funciones que normalmente se desarrollan en Excel.
En el siguiente ejemplo, lo que dice la macro es que lo que se le pida, se ejecutará en la celda B11, es decir, esta será igual a la suma de los valores del rango B3:B9 que tienen en el rango C3:C9 solo si es que cumplen con la condición de B10. De ese modo, se obtiene la misma respuesta hallada anteriormente.
Sub Macro1()
Range("B11").Value = WorksheetFunction.SumIf(Range("B3:B9"), Range("B10"), Range("C3:C9"))
End Sub
Puedes observar otros ejemplos similares en: WorksheetFunction.SumIf
Función CONTAR
La función Contar permite al usuario saber la cantidad de celdas que cuentan con números. Es decir, esta función permite conocer la cantidad de celdas, dentro de un rango seleccionado, que contienen valores numéricos.
Importancia: La relevancia de esta función y la frecuencia de su uso es que permite conocer de manera rápida las celdas que contienen datos, lo que puede beneficiar al momento de obtener información en una gran base de datos, por ejemplo, en ventas o contabilidad.
Sintaxis Contar
=Contar (Valor 1, Valor2, ...)
El valor 1 hace referencia al rango que debe seleccionar el usuario para poder hacer el conteo, el valor 2 es opcional y se refiere a rangos adicionales en los que se desee saber el conteo de celdas con números, se pueden colocar rangos adicionales según se necesite.
En el ejemplo, se tienen las ventas de 4 productos durante los primeros 15 días del mes de enero. La función Contar permitió saber que dentro del rango seleccionado B3:E17 existen 26 celdas que contienen números. Es decir, se efectuaron 26 ventas durante el mes de enero para la empresa.
Función Contar con Macros
Para el caso de las macros, la función correspondiente es:
WorksheetFunction.Count ( rango1, rango2, ...)
La forma de poder emplear estas función con macros es muy similar a la forma empleada sin macros, la principal diferencia radica en que los rangos a ser entregados a la función WorksheetFunction.Count debe ser de acuerdo a las estructuras disponibles en VBA, es decir usando Range o usando Cells.
Función CONTARA
Reseña: La función Contara, a diferencia de la función Contar, permite contar las celdas que contengan cualquier tipo de información, va desde valores de error, texto vacío, mas no celdas vacías.
Importancia: Su relevancia consiste en que permite recolectar información sobre la cantidad de celdas que tiene un rango y que contiene información numérica, de texto, de valor lógico o hasta errores para que el usuario pueda filtrar errores que afecten la base de datos que maneja, y de esa manera, facilitar su trabajo.
Demostración de uso en Excel (sin macros):
Sintaxis Contara
=Contara (Valor1, Valor 2)
El valor 1 hace referencia al rango del que se planea contar las celdas que contienen todo tipo de información. En el ejemplo, el rango seleccionado fue B3:F7, dentro del cual existen una gran cantidad de datos como teléfonos, productos, números, errores, valores lógicos, etc. En ese sentido, la función permite conocer al usuario la cantidad de celdas que están completas en su rango seleccionado.
Función Contara con Macros
En el caso de la función Contara con Macros, se hace uso de MSGBOX para que al ejecutar la macro, pueda salir un mensaje en el que se muestre el resultado del conteo. La sintaxis de la función, requiere que es este sea invocado a través de WorkSheetFunction.CountARange(“_”).
Función CONTAR.SI
Reseña: Esta es una función estadística que permite contar las celdas que cumplen con determinado criterio. Por ejemplo, imagine que de un determinado rango de países a los que su salón desearía ir, la opción España apareció repetidas veces, pero su salón es de 500 alumnos por lo que no podría contarlo manualmente. Entonces la función ayudaría a determinar cuántas veces España salió.
Sintaxis Contar.si
=CONTARSI(Valor1, Valor2)
Valor 1 es el rango seleccionado y valor 2 es lo que se desea buscar, este se debe. escribir entre comillas o la celda en cuestión.
La versión de esta función se hace mención en la primera tabla.
Función ENTERO
Reseña: La función Entero permite redondear valores numéricos, su importancia radica en que permite al usuario tomar valores numéricos de manera visual más práctica, lo que puede ayudar a simplificar mucho el trabajo visual.
Sintaxis Entero
Su sintaxis en Excel es =ENTERO(número). El número hace referencia al número que se desea redondear o a la celda en cuestión.
La sintaxis de la función con macros fue precisada en la primera tabla.
Función PROMEDIO
Reseña: La función promedio permite al usuario poder promediar de manera, rápida y fácil, una gran cantidad de datos para poder utilizar esos datos en otras operaciones, proyectos, informes, etc.
Sintaxis Promedio
La sintaxis en Excel es =PROMEDIO (NÚMERO, NÚMERO). Esos números hacen referencia a los números que se desean promediar o también a un rango en específico.
La sintaxis de la función con macros fue precisada en la primera tabla.
Función MAX
Reseña: La función máximo permite al usuario poder conocer de manera rápida cuál ha sido el dato más alto dentro de un rango para poder hacer uso de un método de promedio más certero o para hallar otros datos.
Sintaxis Max
La sintaxis en Excel es =MAX (NÚMERO, NÚMERO). Esos números hacen referencia a los números entre los que se desee saber el dato mayor o también a un rango en específico.
La sintaxis de la función con macros fue precisada en la primera tabla.
Función MIN
Reseña: La función mínimo permite al usuario poder conocer de manera rápida cuál ha sido el dato más bajo o menor dentro de un rango para poder hacer uso de un método de promedio más certero o para hallar otros datos.
Sintaxis Min
La sintaxis en Excel es =MÍNIMO (NÚMERO, NÚMERO). Esos números hacen referencia a los números entre los que se desee saber el dato menor o también a un rango en específico.
La sintaxis de la función con macros fue precisada en la primera tabla
Función BUSCARV
Reseña: Esta función es de suma importancia, pues permite al usuario poder encontrar un dato en particular en un rango (vertical, columna), y devolver el resultado en la misma fila. En otras palabras, te permite encontrar un dato de manera vertical.
Sintaxis Buscarv
Los parámetros y sintaxis son los mostrados en la imagen. El valor buscado es aquello que se quiere encontrar (“en texto” o celdas), la matriz es el rango; el indicado de columnas es el número de columna en el que está el rango o tabla. El rango es un valor lógico opcional, si se pone falso, lo que se dice que se busca una coincidencia exacta, si es verdadero, es para encontrar una incidencia aproximada.
Función SI
Reseña: La función Si es una función lógica ampliamente usada en Excel, ya que facilita mucho el trabajo al momento de querer trabajar con información en una tabla. Por ejemplo. Imagine que tiene una columna del número de ventas en el mes de enero y al costado una columna de su cifra en soles. Entonces, en una tercera columna sería de si se asigna una comisión extra al equipo de ventas encargado.
Sintaxis SI
En la imagen se muestra los parámetros y la sintaxis de la función. En esta, la prueba lógica consiste en, por ejemplo, si la celda C3>1000, su valor verdadero sería “20%*C4”, y el valor falso sería “No aplica”
De tal manera que se puede crear información de manera rápida y automática que ayude en el trabajo diario.
La sintaxis de la función con macros fue precisada en la primera tabla.
Por: Ashly Sofia Campos Villa